EvenementenAssistent

U wilt een vergunning voor een evenement aanvragen of een melding indienen

U wilt een vergunning voor een evenement aanvragen of een melding indienen, en u weet niet of een melding of vergunning van toepassing is? Lees dan eerst onze informatie over meldingen en vergunningen.

De EvenementenAssistent is een online dienst waarbij de vergunningaanvraag van een evenement verregaand geautomatiseerd is. Alle 18 Zuid-Limburgse gemeenten maken gebruik van dit systeem, waardoor er eenduidig wordt gewerkt. Dit betekent dat u ook een gemeentegrensoverschrijdende aanvraag in één keer in kunt dienen. Evenementenorganisatoren, politie, brandweer en GHOR maken gezamenlijk gebruik van deze applicatie.

Let op: per 1 januari 2026 is er een nieuw Eventloket om vergunningen aan te vragen of een melding in te dienen. Lees hieronder wanneer u het beste de aanvraag voor uw evenement in 2026 kunt doen.

Per 1 januari 2026 komt er een nieuw Eventloket

Vanaf 1 januari 2026 kunt u een evenementenvergunning via een nieuw systeem aanvragen. De evenementenassistent wordt dan vervangen door het Eventloket.

Om de overgang naar dit EventLoket zo soepel mogelijk te laten verlopen, kunnen wij uw hulp als organisator goed gebruiken. Lees onderstaande tips goed door.

Organiseert u een evenement dat plaatsvindt vóór 29 maart 2026?

Dan verzoeken wij u om de aanvraag uiterlijk 15 december 2025 te doen met behulp van de huidige EvenementAssistent.

Organiseert u een evenement dat plaatsvindt ná 29 maart 2026?

Dan verzoeken wij u om de aanvraag pas ná 1 januari 2026 via het nieuwe Eventloket in te dienen.

Het EventLoket wordt in gebruik genomen door alle deelnemers van Veiligheidsregio Zuid-Limburg die nu gebruikmaken van de EvenementAssistent.

Organiseert u ook evenementen in andere gemeenten buiten deze regio? Houd er dan rekening mee dat daar mogelijk andere afspraken gelden met betrekking tot het moment van aanvragen. Neem bij twijfel contact op met de betreffende gemeente.

Op donderdag 15 januari organiseert Team Evenementen van de gemeente een Evenementencafé

Hierbij wordt de lancering van de nieuwe software gevierd . Ook kunnen er vragen worden gesteld en zaken samen doorgenomen. U kunt tijdens deze avond met uw laptop of tablet het systeem meteen testen en vragen stellen waar nodig.

Aanmelden voor dit Evenementencafé? Ga dan naar de website van Eventbrite.

Uw evenement indienen via de EvenementenAssistent

Evenementenhandboek voor organisatoren

Met ons digitale 'handboek' geven we graag meer inzicht en creëren we handvatten voor de evenementenorganisatoren in de gemeente Gulpen-Wittem, zodat het aanvragen van een evenementenvergunning (melding of tijdelijke verkeersmaatregelen) een stuk makkelijker zal gaan. Dit handboek is dynamisch en wordt tussentijds aangevuld en geëvalueerd waar nodig. Wijzigingen worden tijdig gepubliceerd.

Wat u moet weten

Een eerste aanvraag via de EvenementenAssistent kan enige tijd vergen. Echter, bij een volgende editie van hetzelfde evenement heeft u het voordeel dat u een eerdere aanvraag als uitgangspunt kunt gebruiken. U hoeft dan alleen nog maar mutaties hierop door te voeren. Verder heeft dit systeem als voordeel dat dit gekoppeld wordt aan de evenementenkalender van de hulpverleningsdiensten. Op deze manier hebben medewerkers van de hulpverleningsdiensten politie, brandweer, GHOR en de bevolkingszorg (namens de 18 Zuid-Limburgse gemeenten) toegang tot alle informatie.

Heeft u vragen hierover? Neemt u dan contact op met het evenementenloket via evenementen@gulpen-wittem.nl of telefoonnummer 043 8800 600.

Evenement nog eens extra promoten via de online gemeentekalender

Wilt u uw evenement ook op de drukbezochte online evenementenkalender van de gemeente Gulpen-Wittem promoten? Vul hiertoe het formulier ‘Promoot uw evenement’ in. Uw evenement verschijnt na aanmelding snel op de populaire online gemeentekalender.